Orientierung, Anregung, Hilfsmittel für Wissensmanagement in Unternehmen

Wissensmanagement

Jürgen Lauber, Betreiber dieser Website und ehemaliger erfolgreicher Geschäftsführer eines 350-Mitarbeiter Betriebes mit 70 Mio. Euro Umsatz, entwickelte in der Praxis bewährte Methoden zum Wissensmanagement in Unternehmen.
Diese Website ist für Menschen, die ihr Unternehmen stärken möchten, indem sie auf das Wissen der Belegschaft einwirken. Wissen wird auf dieser Website als Produktivitäts- und Wertschöpfungsfaktor betrachtet. Alle nachfolgenden Definitionen und Betrachtungen dienen dem Ziel, Kopfarbeitern (Angestellten) die Wertschöpfung zu erleichtern (to ease = 2ease). Zweckdienlichkeit und Anschaulichkeit werden dabei höher gewichtet als ein akademischer Anspruch. Pragmatische Unternehmernaturen werden sich auf dieser Webseite wohl fühlen. Für akademisch ausgerichtete Wissenschaftler ist sie nicht gedacht.


Wissensmanagement in Unternehmen – Worum geht es?

Beim Krisenmanagement geht es um die Bewältigung einer Krise. Beim Produktmanagement geht es um den Lebenszyklus eines Produktes. Beim Wissensmanagement geht es aber nicht um das Wissen an sich. Es geht vielmehr um die Ausgestaltung von Arbeitsumfeld und Informationskultur. Das im Unternehmen verfügbare Wissen soll in seiner Wirkung auf die Wertschöpfung des Unternehmens verbessert werden. Dazu braucht es nicht unbedingt mehr Wissen. Auch weniger Wissen mit mehr Wertschöpfungsrelevanz kann eine mögliche Wirkrichtung des Wissensmanagements sein.

Wissen – Was ist das?

„Das Wissen eines Menschen ist die Gesamtheit an Informationen, die sein Handeln und Denken beeinflussen.“
Die Informationen können in seinem Kurz- oder Langzeitgedächtnis gespeichert sein, sie können aber auch aus seinem Umfeld oder technischen Einrichtungen stammen. Damit Handeln und Denken eines Menschen beeinflusst werden, muss die Information vom Speichermedium abgerufen und ins Bewusstsein aufgenommen werden. Das ist ein fehleranfälliger Prozess. Unser Langzeitgedächtnis kann genauso lückenhaft wie kreativ sein. Eine Information wird erst zu Wissen, nachdem sie bewertet und interpretiert ist. Damit kann eine Information bei unterschiedlichen Menschen zu unterschiedlichem Wissen führen. Je nach unserer Stimmungslage und Fitness nehmen wir ein und dieselbe Information anders wahr, und entsprechend denken und handeln wir anders. Das Wissen ist also variabel. Und das Wissen ist flüchtig. Unserer Kurzeitspeicher nimmt fünf bis sieben Objekte auf, dann beginnt das Vergessen.

Mehr Wissen – Wie lässt sich das Wissen vergrößern?

Das Potential für Wissen ist unendlich das Informationen unerschöpflich. Es ist wie beim Wasser. Es zählt nur was wir erfassen können.

 

Das Wissen im Unternehmenskontext besteht aus dem Langzeitgedächtnis der Mitarbeiter und der Gesamtheit der Informationen, die den Mitarbeitern am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Werden das Internet und alle firmenintern verfügbaren Informationen dazu genommen, so ist das Wissen grenzenlos. Denn es stehen unendlich viele Informationen zur Verfügung.

Informationen sind im 21.Jahrhundert keine Begrenzung mehr für Wissen.
Wer unendlich viel Zeit hat, verfügt über unendlich viel Wissen. Irgendwo im großen Ozean der Informationen findet sich das Passende. Gigantische Datenspeicher, Serverfarmen und das Internet machen einen Überfluss an Informationen von überall her abrufbar. Milliarden von Menschen mit ihrem Wissen sind per Telefon, E-Mail und Social Media erreichbar.
In dieser Konstellation hat ein Unternehmen, für das Zeit keine Rolle spielt, unendlich viel Wissen zur Wertschöpfung zur Verfügung. Je weniger Zeit zur Verfügung steht, um Informationen zu suchen, zu übertragen, aufzunehmen und zu bewerten, desto mehr schrumpft das Wissen. In einem realen Unternehmen ist Zeit teuer, also wird daran gespart. Damit wird das Wissen, das zur Wertschöpfung zur Verfügung steht, durch die Ressource Zeit begrenzt.

Wie viel Wissen kann ein Mensch für seine Wertschöpfung/für sein Überleben nutzen?Charakteristische Wissens-Zeitkurven in Abhängigkeit vom Entwicklungsniveau der Menschheit. Verfügbares Wissen war früher knapp. Heute ist es schwer, das wenige für die Arbeit (das Überleben) Wichtige in der Unendlichkeit des Irrelevanten zu finden.

Wissensmanagement in Unternehmen als Zeitoptimierung

Wissensmanagement muss sich heute mit der Frage der Zeit als knapper Ressource befassen. Wie viel Zeit hat ein Kopfarbeiter zur Verfügung, wenn er beim Denken ein bestimmtes Wissen braucht? Welche Informationsquellen kann der Kopfarbeiter in der verfügbaren Zeit abfragen?

Arbeitsvorbereitung für Kopfarbeit – Sammeln des notwendigen Wissens im Bewusstsein

Am besten ist es, der Mitarbeiter hat das Wissen schon präsent bzw. kann es aus seinem Langzeitgedächtnis abrufen. Dann verbraucht die Arbeitsvorbereitung zur Kopfarbeit nur Millisekunden. Muss der Mitarbeiter sich das nötige Wissen erst im Internet suchen, dauert die Arbeitsvorbereitung für Kopfarbeit schon einigen Minuten bis einige Stunden. Wenn es schlecht läuft, findet der Mitarbeiter nicht, was er sucht oder nutzt für seine Arbeit etwas Fehlerhaftes. Damit wird deutlich, dass die Entwicklung der „Suchfähigkeit“ der Mitarbeiter im Internet eine Domain des Wissensmanagements ist. Die meisten Menschen suchen einfach drauf los und nehmen sich keine Zeit, richtig und effizient suchen zu lernen. Diese Ineffizienz oder verpasste Chancen bemerkt ja niemand.

Das produktivste Wissen hat der Mitarbeiter im Kopf, denn es steht unverzüglich zur Wertschöpfung zu Verfügung. Wissensmanagement muss Informationen schnell erreichbar machen.

Wissen im Internet zu suchen braucht recht viel Zeit und ist fehleranfällig. Beim Suchen findet ein Mitarbeiter auch viele andere interessante Informationen, die sein Wissen bereichern können, aber eben nichts zum aktuell anstehenden Wertschöpfungsprozess für das Unternehmen beitragen. Das Internet verlockt Mitarbeiter dazu, sich den Kopf mit nutzlosem, aber durchaus interessantem Wissen zu füllen. Das stört die Wertschöpfung nicht. Es kostet aber Zeit und somit das Unternehmen Geld. Die Hoffnung des Mitarbeiters, das aufgenommene Wissen speichern zu können, erfüllt sich so gut wie nie. Unser Gedächtnis wirft allen ungenutzten Ballast schnell wieder ab.

Wissensreichweite – Arbeitssituation bestimmt Wissenseinsatz für Wertschöpfung

Ein Mitarbeiter mit seiner Reichweite an Wissensquellen

Das Internet als Quelle von Wissen ist im Unternehmensalltag sekundär. Ein Mitarbeiter wird sich für seinen Arbeitsalltag einen Nahbereich an inhaltlich gesicherten Dokumenten und kompetenten Kollegen einrichten, die sein eigenes persönliches Wissen schnell und zuverlässig ergänzen können.
Diese Quellen bilden seine Wissensreichweite. Aus der Reichweite und der Ergiebigkeit der Quellen ergibt sich das betriebliche Wissen, das ein Mitarbeiter bei seiner Arbeit einsetzt.

Die Wissensreichweite eines Mitarbeiters hängt von der Zeit ab, die ihm zur Verfügung steht. Gerät er unter Zeitdruck, kann er weniger Wissen in sein Denken und Handeln einbeziehen. Das Wissen des Unternehmens kommt damit weniger zur Wirkung. Ein weiterer Effekt von Druck und Stress betrifft die Gedächtnisleistung des betroffenen Mitarbeiters. Unser Erinnerungsvermögen nimmt bei Druck und Stress ab, somit setzen wir weniger Wissen zur Wertschöpfung ein oder brauchen für die Arbeit länger.

 

Kommen die Kollegen in der Wissensreichweite selbst unter Stress und Überlast, so ziehen diese sich zurück. Sie werden weniger auskunftsfreudig. Ihr Wissen steht dann temporär nicht mehr zur Wertschöpfung für andere zur Verfügung.

Wissensreichweite: Die aktuellen Arbeitsumstände bestimmen, welches Wissen seine Wertschöpfung einfliesst.

Hat ein Mitarbeiter kein gesichertes Wissen für seine Arbeit zu Verfügung, wird er versuchen, die Lücken mit ungesicherten Informationen oder mit schätzen/vermuten aufzufüllen. Oder er wird „plausible“ Gründe für einen Verzug der anstehenden Arbeit finden. Er kann auch seine Arbeit einfach mit weniger Wertschöpfung und geringerer Qualität abschließen. Sicherlich wird er weniger Zeit darauf verwenden, sein Wissen mit andern zu teilen bzw. es zu dokumentieren.

Druck und Stress reduzieren produktives Wissen eines Unternehmens.

 

Wissensmanagement : Mehr Anteil an “gutem” Wissen

Wissen ist für ein Unternehmen nicht per se nützlich. Wissensmanagement sorgt sich um Werthaltigkeit und Relevanz von Informationen

Wissen besteht aus Informationen, die das Handeln und Denken von Mitarbeitern beeinflussen. Ein Mangel an Wissen wird der Produktivität schaden. Viel Wissen bei der Arbeit nutzen zu können, kann die Wertschöpfung fördern. Muss es aber nicht. Ein Mitarbeiter kann sein Langzeitgedächtnis beliebig einsetzen. Im Gedächtnis eines Menschen steht unternehmensrelevantes Wissen in Konkurrenz mit privatem Wissen. Das ist im Sinne der Produktivität nur Ballast. Gedanklicher Ballast kann in der Arbeitszeit das Bewusstsein des Kopfarbeiters belegen und ihn für die Wertschöpfung blockieren.

 

Als dritte Art von Wissen gibt es noch negatives Wissen im Sinne des Unternehmens. Der Mitarbeiter hat Informationen als glaubhaft präsent, die sich negativ auf seine Produktivität und die seiner Kollegen auswirken können.

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Die grünen Bereiche sind die wertschöpfungsrelevanten Teile des Wissens eines Mitarbeiters. Die setzt er im normalen Arbeitsalltag ein.


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Das ist das Unternehmenswissen: Die Summe des wertschöpfungsrelevanten Wissens aller Mitarbeiter. Dabei ist es unwichtig, ob alle das Gleiche wissen. Wenn diese gleiche Wissen für alle Mitarbeiter in ihrer Wertschöpfung eingesetzt wird, entfaltet dieses Wissen auch x-fach Wirkung.


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Das Wissen um aktuelle und drohende Gefahren erzeugt Angst. Das Wissen um schlechte Firmenkennwerte erzeugt Unsicherheit. Wer weiß, dass alle seine Kollegen bei der gleichen Arbeit mehr verdienen, wird das Wollen, d. h. die Motivation, verlieren und sich gleichzeitig beim Zusammenwirken weniger oder sogar negativ einbringen. Informationen über angeblichen besonderen Erfolg des Wettbewerbs entmutigen die eigene Mannschaft. Und jede Art von anrüchiger, skandalöser Information verbreitet sich wie ein Flächenbrand und hält durch Klatsch die Köpfe von wertschöpfender Arbeit ab.

Über Smartphones trifft laufend negative Information in kleinen Dosen und knalliger Aufmachung im Unternehmen ein. Zur sozialen Profilierung wird es dann über das Firmennetz weiter verbreitet. Das Wissen mehrt sich in einem ungewünschten Sinne.

Bisher wurde das Wissen noch nicht nach seiner Relevanz für den Unternehmenserfolg differenziert. Die sechs richtigen Zahlen im Lotto am nächsten Wochenende zu wissen, hat eine komplett andere Wertigkeit, als die Geburtstagstage der sechs engsten Verwandten. Das Wissen um Geburtstage ist heute sinnvoller an Smartphones auszulagern. Da muss es zur automatischen Erinnerung sowieso hin. Wer aber einen Weg zum Wissen über künftige Lottozahlen gefunden hat, ist Gold wert.

Wissensmanagement sollte sich nicht mit der Bedeutung und Behandlung von Informationen selbst befassen. Es sollte für Regeln, Abläufe und eine Infrastruktur sorgen, welche den guten Umgang der Mitarbeiter mit Wissen im Sinne des Unternehmens fördert.

Wissensmanagement hat sich gewandelt:

Informationen sind überall, allen in unbegrenztem Umfang zugänglich. Das ist eine neue Konstellation im Wissensmanagement des 21. Jahrhunderts. Wissen bekommen zu können ist keine Herausforderung mehr. Für die Produktivität eines Unternehmens geht es darum, Wissen durch schnelle Verfügbarkeit gesicherter und relevanter Informationen zu mehren. Dazu muss das Wissensmanagement heute stärker den je die betrieblichen Abläufe und Regelwerke beeinflussen und in ihrer Wirkung „reviewen“ können.

Unter dem Website-Tab: 2ease®SInfo wird gezeigt, wie fortschrittliches Wissensmanagement durch das praxiserprobte, einfache Konzept der Informationslogistik sicher zum Erfolg eines Unternehmens beitragen wird.

Die grundlegende Idee entstammt der Lean Produktion und wurde auf Kopfarbeit übertragen.

Welche 2ease®-Betriebsmittel es sonst noch gibt, die Wissen als Produktivität fördern, können Sie hier sehen.