Standardisierte Methoden für mehr Selbstmanagement.

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Logo von 2ease-SMan Selbstmanagement .

Viel Selbstbestimmung, Selbstkontrolle und Transparenz machen Menschen zufriedener und Unternehmen produktiver. SMan ist eine Systematik des Selbstmanagements. Jeder hat die gleiche Arbeitszeit zur Verfügung. Der Unterschied in Freude und Erfolg im Arbeitsalltag ergibt sich aus dem Geschick, seine Tage, Wochen und Jahre mit Inhalten – Etappenzielen – zu füllen. Das Grundkonzept von 2ease-SMan ist es, statt mehr Zeit zu brauchen, lieber die vorhandene Zeit besser zu nutzen.

Darum geht es:

Bessere Potentialausschöpfung, schnellere Entwicklung von Talenten, Entlastung von Schlüsselpersonen, Reduzierter Führungs- und Kontrollaufwand. Wirkungsvoll und sicher über große Distanzen führen. Sichere und effiziente Strategieumsetzung.

Wirkung von SMan auf die fünf Produktivitätsfaktoren für Unternehmen

Wollen Wissen Können Tagesablauf Zusammenwirken
2ease®SMan
Selbstmanagement. Selbstmotivation. Planen, Review, Teilen – täglich, wöchentlich, monatlich.
++ + +++ ++ +

 

Konzeption und ideelle Basis von 2ease®SMan

2ease®SMan  ist eine Methodengruppe für Mitarbeiter mit Gestaltungs-/Handlungsspielräumen. 

 

  1.Bedeutung von 2ease®SMan

Diese Methode ist ein effizientes Mittel zur systematischen Erzeugung des nachhaltigen Erfolges von einzelnen Menschen und der Organisation, der sie angehören. SMan hilft Menschen, Gestaltungsspielräume sinnvoll und bewusst zu nutzen. Nutzen mehrere Menschen einer Organisation SMan, werden deren Gestaltungsspielräume mittelfristig grösser und die Wirkung von SMan verstärkt sich.

Die Abkürzung SMan steht für Selbstmanagement. Das Wort”Selbst” ist der Schüsselbegriff. Die SMan Methoden steigern die Fähigkeit eines Menschen, sich selbstständig und ohne fremde Hilfe, Steuerung und Überwachung zielgerichtet zu führen, zu motivieren, zu organisieren und zu reflektieren. Was ein Mensch schon selbst macht, muss sein Vorgesetzter nicht mehr machen. Dessen Führungsspanne kann deshalb erhöht werden oder er kann die „gesparte“ Zeit für Wertschöpfendes einsetzten.

Management im Kontext von 2ease® bezieht sich auf folgende Zeitperioden: Tag, Woche, Monat und Jahr. Die Methode steigert die Wirkung eines Mitarbeiters, ohne ihn zu überlasten bzw. zu verschleißen.

2. Grundkonzeption von 2ease®SMan Selbstmanagement 

a. Menschen sollen nur minimale Fremdsteuerung erfahren. Je mehr Selbstbestimmung und je weniger Fremdbestimmung, desto glücklicher fühlt sich ein Mensch.

b. Kontrolle ist kein wertschöpfender Prozess, sondern nur Support für Dinge oder Menschen, die nicht gut organisiert und ausgerichtet sind.

c. Alle Menschen wollen produktiv sein und positiv für Ihre Umgebung wirken. Es braucht nur die richtigen Methoden (Hilfsmittel) und die Anleitung dazu, wie dieses grundsätzlich vorhandene Wollen und Können bestmöglich zur Wirkung gebracht werden kann.

d. Wenn die Ziele eines Menschen in die gleiche Richtung wie die des Unternehmens gehen, wird er die größtmögliche Motivation und Wirkung haben. Dazu muss aber zuerst Klarheit und Bewusstsein bezüglich dieser Ziele erreicht werden.

e. Elektronische Hilfsmittel sind gut, um Arbeit zu erledigen, zu dokumentieren und zu kommunizieren. Dem Denken und dem Planen sind sie jedoch abträglich. Sie lenken ab und benötigen zu viel Aufmerksamkeit und Zeit. Papier und Bleistift sind die richtigen Hilfsmittel zum Nach- und Vordenken sowie zum Planen.

f. Bleibender Erfolg ist kein Zufall und keine Sache von Glück, sondern das Ergebnis eines Produktionsprozesses. SMan ist die Basis für diesen Prozess.

g. Der Ausgangspunkt für SMan ist das bewusste, planmäßige Füllen eines Tages mit Inhalten/ Zielen/ Tätigkeiten und einem Review vor dem Start des nächsten Tages.

h. Mit SMan richtet sich ein Denkarbeiter seine geistige Produktion selbständig ein.

i. Die Gleichheit in der formellen Ausführung, kombiniert mit dem Medium Papier, erlaubt einen schnellen Abgleich mit anderen. Ein Blick genügt, um im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von dem Anderen zu bekommen.

j. Routinearbeit wird nicht über SMan gesteuert. Das wird über Gremien/ Meeting-Protokolle und die üblichen Terminverwaltungsprogramme (Kalender) gemacht. SMan ist auf die Implementierung von Innovationen und das Erzielen von Fortschritten ausgerichtet.

3. Entwicklungsgeschichte der 2ease Man Methodik

Selbstmanagement System Entwicklung

Die Geschichte der 2ease SMan Verfahrensgruppe. Jürgen Lauber hat sie im Selbstversuch bei sich und seinem Unternehmen (350 MA) entwickelt. Ein neuer Ansatz, von japanischem Lean inspiriert. Die sehr weit verbreiteten Selbstmanagement Methoden, basierend auf Gustav Grossmann, haben gleiche Motivation und verfolgen das gleiche Ziel, haben aber ganz andere ideelle Grundlagen.

SMan wurde nach dem „trial and error“-Prinzip über einen Zeitraum von fünf Jahren in der betrieblichen Praxis entwickelt. Die Teilnehmer dieser Entwicklung waren ca. 40 Personen unterschiedlichster Persönlichkeiten, Lebensphasen und  Hierarchieebenen. Sie gehörten zu unterschiedlichen Niederlassungen und Bereichen eines mittelgroßen internationalen Unternehmens. Es hat sich dabei auch als sehr gutes Führungsinstrument für das chinesische Tochterunternehmen erwiesen.

4. 2ease®SMan als Teil des Führungsprozesses eines Unternehmens

Prozessbeschreibung Selbstmanagement

Maximale Wirkung hat SMan, wenn es kollektiv genutzt und verstanden wird, wenn es Teil des Enterprise Operating Systems ist. Beispiel: Führungsprozess eines QM Systems

 

Das bewusste „Füllen“ eines jeden Arbeitstages auf Basis eines Reviews des Vortages und der Wochenzielplanung ist das Ziel des 2ease® P.Führungsprozesses. Für Menschen, die nicht zum SMan Zielprofil passen (Freiheitsgrade, Innovation, Selbstdisziplin) reicht eine tägliche Erfassung/ Visualisierung der Zeitverwendung, aufgeteilt in 4-5 Tätigkeitsklassen. Damit wird eine tägliche Eigensensibilisierung erreicht. Ressoucenverwendung wird transparent und auch über längere Zeiträume nachvollziehbar gemacht.

 5. Zur Nutzung von SMan – Selbstmanagement 

Eine Geschäftsleitung, die 2ease kennt, wird einen möglichst hohen Nutzungsgrad von SMan anstreben. Aber SMan lässt sich nicht einfach in der ganzen Organisation ausrollen. Es wird besser langsam, aber unaufhaltsam infiltriert. Menschen und Organisationen müssen Fähigkeiten organisch entwickeln. Das braucht Zeit und es geht nur mit dem Wollen der Mitarbeiter. Bei Neueinstellung wird die Bereitschaft, nach SMan zu arbeiten, vorab geklärt. Für den bestehenden Mitarbeiterstamm empfiehlt es sich, SMan in drei Phasen nahezubringen.

5.1 SMan – Kennenlernen

Für eine Phase von 6 Monaten wird SMan genauso wie beschrieben genutzt.  Der Mitarbeiter erlernt eine neue Methode und hinterfragt dabei „automatisch“ seine bisherigen Arbeits- und Organisationsmethoden. Die Interaktion mit dem Coach verschafft ihm ein klares, dokumentiertes Bild über seine Berufslebensziele. Das sichert eine klare, konsistente Ausrichtung. Der Mitarbeiter erlebt sein eigenes Arbeiten und Wirken in diesen 6 Monaten sehr bewusst.

Das Kennenlernen ist wie eine Weiterbildung/ Ausbildung zu sehen. Das Unternehmen investiert dabei in die Weiterentwicklung eines Mitarbeiters.  Der Mitarbeiter lernt eine Methode und sich selbst besser kennen. Für das Unternehmen ist die SMan – Kennenlernphase wie ein „in vivo“ Assessment eines Mitarbeiters. Wie ein Mitarbeiter die Aufgabe meistert, etwas Neues zu erlernen und sich einer neuen, ungewohnten Methodik zu stellen, ist sehr aufschlussreich. Der Mensch hinter dem Mitarbeiter zeigt sich beim Tun, wie er ist. Das Assessment ist „automatisch“ mit den SMan Unterlagen der Kennenlernphase transparent, schriftlich dokumentiert.

Der Mehraufwand für das SMan Kennenlernen ist für den Coach cirka 12-20 Stunden für 6 Monate. Der Mitarbeiter muss pro Woche cirka 1-2 Stunden mehr für die Eingewöhnung und Kommunikation mit Coach aufbringen.

Das Ende des SMan Kennenlernens sollte ein Abschlussgespräch mit Coach (extern/intern), HR Leiter oder Vorgesetzter und Mitarbeiter stehen. Dort wird dokumentiert, ob und wie mit SMan weitergemacht werden soll.

Es gibt drei Kategorien dafür:

  1. Der Mitarbeiter will nach eigenem Gusto weiter arbeiten wie vorher. Die Erfahrung mit SMan überträgt er auf seine eigene bisherige Organisationsmethodik. Es ist kein weiterer Abgleich und Transparenz auf Basis des SMan Systems gewünscht.
  2. Der Mitarbeiter will die grundsätzliche Systematik mit Transparenz und Offenheit weiter betreiben, jedoch nicht im vollem Umfang alle Vorgaben der Methodik nutzen.
  3. Der Mitarbeiter will SMan voll weiterführen und darin „meisterlich“ werden.

HR Assessment nach Abschluss der SMan Kennenlernphase. Antworten auf diese Fragen:

  • Wie organisiert sich der Mitarbeiter – Wie gut, wie viel plant er?
  • Wie viel Führung und Überwachung braucht der Mitarbeiter?
  • Wie offen und transparent arbeitet ein Mitarbeiter? Teamplayer?
  • Wie veränderungsfähig/ flexibel ist ein Mitarbeiter?
  • Wie kreativ/ innovativ ist eine Mitarbeiter?
  • Wie „committed“ ist der Mitarbeiter wirklich? Geht er auch temporär aus der Komfortzone für Mitarbeiter?
  • Wie diszipliniert und systematisch ist der Mitarbeiter?

5.2 SMan – Üben

Für einen weiteren Zeitraum von 6 bis 12 Monaten wird der Mitarbeiter von seinem Coach weiter betreut. In dieser Zeit muss der Coach die Arbeit des Mitarbeiters auch inhaltlich verstehen. Denn es geht beim „Üben“ um das Zerlegen bzw. Herunterbrechen „grosser“ Ziele in kleine Einheiten und deren sichere, effiziente Implementierung in Etappen. Diese Fähigkeit wird nirgendwo gelehrt. Das Lernen geht nur beim begleiteten Tun.

5.3 SMan – Routine

12-18 Monate nach dem ersten Kontakt mit SMan ist der Mitarbeiter autark. Er hat SMan zur Routine seines beruflichen Lebens entwickelt. Völlig alleine sein sollte der Mitarbeiter nicht. Der Austausch und die Offenlegung der monatlichen Planung sollte gesichert werden. Und zweimal pro Jahr sollte ein Coach mit dem Mitarbeiter seine SMan Nutzung durchschauen. Das ist motivierend für die Selbstdisziplin des Mitarbeiters und lässt sicher negative Entwicklungen erkennen.

Wer SMan in der Routinephase nutzt, ist als Coach für einen SMan Neuling qualifiziert. Es braucht keine externen Leute dafür.
Sonderseite: Ziele setzen und erreichen
 

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